1. Co to jest grupa nieformalna w rozumieniu Programu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”?
Grupa nieformalna to grupa (minimum trzech) obywateli, którzy wspólnie realizują lub chcą realizować działania w sferze pożytku publicznego, a nie posiadają osobowości prawnej.
2. Co to jest grupa samopomocowa w rozumieniu Programu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”?
Grupa samopomocowa jest to dobrowolny zespół osób, którego aktywne działanie skierowane jest na pokonywanie problemów oraz zmianę warunków życia jego członków.
3. Co to jest Inicjatywa „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”?
Inicjatywa „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” to nawiązująca do Inicjatywy Lokalnej (Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, II, Roz 2, Art. 19a-19h) forma dofinansowania projektów w ramach programu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”, realizowanych przez nieformalną grupę mieszkańców lub grupę samopomocową we współpracy z Operatorem Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne. Grupa nieformalna lub grupa samopomocowa czyli nigdzie nie zarejestrowana grupa co najmniej trzech osób, z terenu objętego konkursem Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne ma możliwość porozumienia się z działającą na jej terenie instytucją lub organizacją i za jej pośrednictwem złożenia wniosku do konkursu. W sytuacji, w której takie rozwiązanie nie jest możliwe, grupa nieformalna w ramach Inicjatywy Lokalnej- Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne może złożyć wniosek bezpośrednio do Operatora – na tym właśnie polega oferta Inicjatywy Lokalnej. W przypadku przyznania dofinansowania przez Komisję Oceny Mikrodotacji, projekt jest realizowany przez wnioskującą grupę nieformalną (Realizatora), natomiast środki przyznane w ramach mikrodotacji są wydatkowane bezpośrednio przez Operatora. Przy realizacji Inicjatywy Lokalnej „Akademii Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” Operator nie przekazuje Realizatorowi mikrodotacji żadnych środków, lecz ponosi wszelkie koszty jej realizacji do wysokości przyznanego dofinansowania, zgodnie z budżetem mikrodotacji. Realizatorzy mikrodotacji podejmują działania zgodne z opisem mikrodotacji. Gwarancją zobowiązań realizatorów mikrodotacji i Operatora jest umowa cywilnoprawna zawierana pomiędzy obiema stronami, której częścią jest opis mikrodotacji oraz jej budżet.
4. Ile minimalnie muszą trwać projekty składane do konkursu?
Działania aktywizujące społeczność mogą być długoterminowe, ale i akcyjne, dlatego okres realizacji mikrodotacji powinien trwać minimum 1 miesiące, maksymalnie 3 miesiące w roku 2014 oraz minimum 2 miesiące, maksymalnie 6 miesięcy w roku 2015 i 2016.
5. Ile projektów może zgłosić do konkursu jeden wnioskodawca?
Jeden wnioskodawca może zgłosić do konkursu jeden projekt.
6. Czy parafia może złożyć wniosek do konkursu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”?
Nie. Parafie, podobnie jak partie polityczne i fundacje przez nie utworzone, związki zawodowe czy organizacje pracodawców nie znajdują się na liście instytucji uprawnionych do aplikowania do konkursu i nie mogą złożyć wniosku do „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”.
7. Czy organizacja lub instytucja podlegająca jednostce z siedzibą poza terenem województwa podkarpackieg0 (oddział terenowy stowarzyszenia, filia itp.) może ubiegać się o dotację?
TAK, warunkiem uzyskania dotacji w ich przypadku jest:
- uzyskanie pełnomocnictwa do samodzielnego udziału w konkursie, ponieważ wniosku w ich imieniu nie może złożyć podmiot spoza terenu województwa podkarpackiego.
- obowiązek prowadzenia samodzielnej księgowości oraz posiadania konta bankowego, na które bezpośrednio trafi dotacja (to podstawa do samodzielnej realizacji mikrodotacji, o której mowa w regulaminie).
Nie dotyczy to grup nieformalnych i grup samopomocowych. Grupy nieformalne nie mogą zwracać się o udzielenie osobowości prawnej do instytucji spoza terenu województwa podkarpackiego.
PRZYKŁADY:
1. jeżeli do Operatora działającego na terenie województwa podkarpackiego zgłosi się oddział stowarzyszenia (bez osobowości prawnej) z siedzibą w Sanoku, którego zarząd główny (posiadający osobowość prawną) ma siedzibę w Warszawie, to jeśli oddział uzyska stosowne pełnomocnictwo i planuje działać na terenie województwa podkarpackiego – SPEŁNIA KRYTERIA FORMALNE. Warunkiem jest, żeby to oddział aplikował na podstawie pełnomocnictwa, a nie instytucja spoza obszaru województwa.
2. jeżeli do Operatora działającego na terenie województwa podkarpackiego zgłasza się sekcja koła LOP działająca w gminie Sanok (przy czym konto bankowe i władze są skupione w kole z siedzibą w Warszawie), to NIE SPEŁNIA ONA KRYTERIÓW FORMALNYCH gdyż nie jest organizacją, która ma prawne możliwości do samodzielnej realizacji mikrodotacji na terenie objętym Programem.
8. Czy organizacje zgłaszające się do udziału w Programie „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” mogą równolegle realizować inne projekty finansowane ze środków FIO?
TAK. Realizatorzy mogą prowadzić równolegle inny projekt w ramach FIO, pod warunkiem że środków otrzymanych na jego realizację nie wykażą jako własnego wkładu finansowego do mikrodotacji zgłoszonego do „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne”.
9. Czy Operator może finansować działania sportowe?
TAK, pod warunkiem, że te działania sportowe są częścią mikrodotacji, który ma na celu aktywizację społeczności i ma szansę przyczynić się długotrwałych rezultatów. Działania o charakterze wyłącznie sportowym (np. seria treningów grupy piłkarzy/siatkarzy czy innych zawodników) nie leżą w obszarze zainteresowania DL, gdyż nie aktywizuje społeczności lokalnej.
10. Jaka jest maksymalna dopuszczalna kwota dotacji, którą realizatorzy mogą przeznaczyć na zakup środków trwałych i/lub finansowanie kosztów administracyjnych?
Regulamin nie określa procentowo ani kwotowo wysokości środków, jakie z dotacji przekazanej przez ODL mogą zostać wykorzystane na pokrycie wspomnianych kosztów. Jednakże jednym z kryteriów oceny merytorycznej jest„adekwatność kosztów, stawek i honorariów do zaplanowanych działań”. Od decyzji Komisji zależy, czy uzna zakup danego środka trwałego (lub opłacenia wynagrodzeń) za niezbędny do realizacji mikrodotacji.
11. Czy należy zebrać jakiś wkład dodatkowy?
Tak, w czasie realizacji projektów realizatorzy są zobowiązani pozyskać i zaangażować dodatkowy wkład w wysokości 10% mikrodotacji.
12. Jaką formę może mieć wkład dodatkowy?
Wkład dodatkowy może mieć formę wkładu finansowego lub niefinansowego, czyli rzeczowego, usługowego lub w postaci pracy wolontariuszy.
13. Co to jest wkład finansowy?
Jest to wkład w postaci pieniędzy, ulokowanych w kasie lub na koncie organizacji i przez nią rozliczany. np. jeżeli samorząd przekaże organizacji 1.000 zł na wkład własny do mikrodotacji, to pieniądze te muszą trafić na konto organizacji lub do jej kasy. Gdy organizacja kupuje za nie materiały, wtedy rachunki/faktury muszą zostać wystawione na organizację.
14. Co to jest wkład niefinansowy?
Wkład niefinansowy powinien zostać pozyskany przez realizatora (nie może w jego skład wchodzić dotychczasowa własność organizacji) i polega na tym, że realizator otrzymuje wsparcie zewnętrzne, które nie pociąga za sobą konieczności zapłaty. Wartość wkładu własnego niefinansowego musi opierać się na racjonalnych stawkach (w przypadku wkładu usługowego i w postaci pracy wolontariuszy) lub na wartości rynkowej (w przypadku wkładu rzeczowego). Dobra, zgromadzone jako wkład własny niefinansowy, mogą być wykorzystywane tylko do realizacji mikrodotacji, aż do jego zakończenia. Są 3 rodzaje wkładu własnego niefinansowego: rzeczowy, usługowy lub w postaci pracy wolontariuszy.
15. Co to jest wkład rzeczowy?
Wkład rzeczowy stanowią towary, wyposażenie i środki trwałe nie należące do organizacji, które zostaną przekazane przez firmy, instytucje lub osoby fizyczne na rzecz realizowanego mikrodotacji.
Mogą to być np. produkty spożywcze, materiały biurowe, materiały potrzebne do przeprowadzenia zajęć, stroje, rekwizyty, itp.
Jako wkładu rzeczowego nie można traktować: majątku organizacji, towarów przekazanych organizacji na rzecz innego mikrodotacji przez nią realizowanego.
Towary przekazane organizacji jako wkład rzeczowy muszą przejść na jej własność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Wartość wkładu rzeczowego wykazana w sprawozdaniu końcowym powinna być zgodna z jego wartością rynkową oraz udokumentowana jedną z niżej wymienionych form:
- fakturą/rachunkiem wystawionym organizacji przez firmę lub instytucję (forma zapłaty: darowizna),
- oświadczeniem darczyńcy o przekazaniu darowizny na rzecz organizacji lub umową darowizny (od osób fizycznych),
- porozumieniem (pomiędzy realizatorem a darczyńcą, np. rolnikiem).
16. Co to jest wkład usługowy?
Wkład własny usługowy to sługi świadczone przez firmy lub instytucje, wykonywane nieodpłatnie na rzecz realizowanego mikrodotacji.
Za wkład usługowy można uznać np. usługi transportowe, usługi budowlane, usługi szkoleniowe wykonywane przez specjalistyczną firmę bądź organizację pozarządową, usługi cateringowe, tłumaczenia wykonywane przez biuro tłumaczeń, użyczenie sali w miejscowej szkole, itp.
Wkład usługowy powinien być rozliczany na podstawie faktury/rachunku wystawionych na realizatora (forma zapłaty – darowizna) i być zgodny z rynkową wartością usługi.
17. Co to jest wkład w postaci pracy wolontariuszy?
Wkład własny w postaci pracy wolontariuszy to zaangażowanie osób, które nie pobierają wynagrodzenia, za pracę przy projekcie.
Praca wolontariuszy powinna być wyceniona na podstawie szacowanej stawki godzinowej lub dziennej i odzwierciedlać realne stawki rynkowe.
18. Jak obliczyć wartość wkładu niefinansowego?
Wkład rzeczowy wyceniony jest na podstawie wartości rynkowej i/lub na podstawie umowy, faktury lub rachunku.
Wkład usługowy wyceniony jest na podstawie umowy lub rachunku/faktury wystawionych przez firmę lub instytucję.
Wkład w postaci pracy wolontariuszy powinien być wyceniony na podstawie stawek obowiązujących na rynku, w zależności od kwalifikacji wolontariusza oraz zakresu jego działania. Np. jeżeli profesor mieszkający w okolicy przeprowadzi zajęcia dla mieszkańców danego miasteczka jego stawka godzinowa/dzienna powinna być wyceniona zgodnie z realnymi stawkami obowiązującymi na rynku i będzie na pewno wyceniona wyżej niż praca lokalnej młodzieży, która przeprowadzi zajęcia dla dzieci z miejscowego przedszkola.
Powinno to zostać wyliczone na podstawie ewidencji czasu pracy, przedstawionej np. w tabeli zawierającej takie dane jak: imię i nazwisko, zakres prac (ogólnie), wykonane czynności na rzecz realizacji mikrodotacji, data, stawka godzinowa/dzienna, liczba godzin/dni, łączna wartość wykonanej przez wolontariusza pracy (stawka godzinowa/dzienna x ilość godzin/dni).
Na etapie wypełniania wniosku wkład niefinansowy powinien być wyliczony orientacyjnie (ile organizacja planuje pozyskać wkładu z poszczególnych form wkładu niefinansowego), natomiast w sprawozdaniu końcowym powinna posługiwać się konkretnymi sumami w poszczególnych kategoriach.
Wkład dodatkowy może przyjąć dowolną konfigurację poszczególnych rodzajów wkładu tj. może być tylko finansowy, tylko niefinansowy (dowolna forma lub formy wkładu niefinansowego) lub mieszany, jednak rodzaj wkładu powinien być spójny z planowanym projektem.
19. Kiedy należy pozyskać wkład dodatkowy?
Wkład dodatkowy należy zebrać i zaangażować w trakcie realizowania mikrodotacji. Na etapie składania wniosku należy przedstawić plan pozyskania tego wkładu.
20. Czy koszt telefonu, czynszu lub rachunki za koszty utrzymania organizacji można uznać za wkład dodatkowy?
Tak, ale tylko część tych kosztów odpowiadającą procentowi udziału mikrodotacji w poniesionych ogólnych kosztach stałych. Np. jeżeli organizacja ma 2 projekty i działalność statutową oraz otrzyma dofinansowanie w Konkursie na Mikrodotacje „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” i wszystkie te projekty w równy sposób eksploatują placówkę organizacji, to koszty stałe (takie jak czynsz, itp.) powinny zostać podzielone na 4 równe części i jedną z tych części można uznać za wkład niefinansowy – wkład usługowy.
Koszty telefonu można uznać za wkład niefinansowy usługowy na podstawie bilingu z wykazanymi połączeń telefonicznych wykonanych w ramach mikrodotacji.
Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
1. Czy w odniesieniu do kwalifikowalności kosztów ponoszonych przez podmioty realizujące zadanie w zakresie sfer działalności pożytku publicznego w ramach mikrodotacji zastosowanie mają jedynie zasady dot. rodzajów kosztów czy tez podziału na kategorie i limity procentowe w poszczególnych kategoriach?
Odp.: Podmioty realizujące inicjatywy z zakresu sfer działalności pożytku publicznego (art 4 ust. 1 UoDPPiW) lub młode organizacje korzystające z mikrodotacji na start zobowiązane są do stosowania zapisów części ogólnej Regulaminu dotyczących kwalifikowalności kosztów. To znaczy wydatki pokrywane z mikrodotacji są kwalifikowane jeżeli są:
- niezbędne dla realizacji projektu,
- racjonalne i efektywne,
- zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji projektu,
- udokumentowane,
- zostały przewidziane w budżecie projektu,
- zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Łączna wartość wszystkich kosztów administracyjnych właściwych dla kat. II i IV kosztorysu opisanego w Regulaminie FIO 2014 (np.: koordynacja projektu, księgowość, zakup materiałów biurowych, opłaty za telefon, opłaty pocztowe, czynsz) pokrywanych z mikrodotacji nie może przekroczyć 20% kwoty przyznanej mikrodotacji.
2. Czy możliwa jest sytuacja, w której grupy nieformalne realizując projekt realizują go w porozumieniu z organizacją posiadająca osobowość prawną i to z tą organizacją rozlicza się operator, podobnie jak to jest w przypadku np. programu Działaj Lokalnie?
Odp.: Grupy nieformalne mogą złożyć ofertę w porozumieniu z organizacją pozarządową lub innym, posiadającym osobowość prawną, podmiotem uprawnionym do aplikowania o środki w ramach FIO. Taka ścieżka wspierania grup nieformalnych jest możliwa, ale jej zastosowanie nie może wykluczać bezpośredniego wsparcia grup nieformalnych, nieposiadających porozumienia z organizacją pozarządową, które będą zainteresowane zawarciem umowy dwustronnej z operatorem.
- Możliwość zaangażowania do projektu organizacji pozarządowych nie zwalnia operatorów z obowiązku zawarcia umowy z liderem/liderami grupy nieformalnej. W takiej sytuacji powinna zostać zawarta umowa trójstronna.
- Z umowy powinno jasno wynikać, że wspierane są działania grupy nieformalnej.
- W umowie powinny zostać uregulowane obowiązki organizacji pozarządowej zaangażowanej w realizację „mikro-projektu”, które powinny ograniczać się do rozliczenia mikrodotacji z operatorem.
- Koszty związane z rozliczeniem projektu mogą być pokrywane z mikrodotacji jednakże ich wysokość nie może przekraczać 10% wartości mikrodotacji przyznanej grupie nieformalnej. Koszty takie należy jednoznacznie zaliczyć do kosztów administracyjnych. Limit 10% wydatków na rozliczenie mikrodotacji stanowi zatem połowę ogólnego limitu wydatków pokrywanych z mikrodotacji przez grupy nieformalne w ramach kosztów administracyjnych (max 20% mikrodotacji). Racjonalność i wysokość tych kosztów podlega szczegółowej ocenie Operatora a środki przeznaczone na ten cel powinny pokrywać jedynie niezbędne wydatki poniesione w związku z rozliczeniem projektu.
- Grupa nieformalna aplikująca o mikrodotacje decyduje o tym, czy skorzysta z pomocy organizacji pozarządowej, czy też nie i nie powinno to mieć wpływu na ocenę takiej oferty.
- Jeżeli grupa nieformalna wyraża chęć zaangażowania do współpracy organizacji pozarządowej, operator powinien pomóc grupie nieformalnej w znalezieniu takiego podmiotu.
- Bez względu na wybrany tryb wspierania grup nieformalnych, za rozliczenie projektów odpowiada operator.
